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Optimização da gestão escolar em 2025: o que é e como fazer?
É unanimidade que uma boa gestão faz o sucesso da organização escolar, cuja principal função é a de elaborar e executar estratégias a fim de melhorar os processos dentro da instituição de ensino. No entanto, esse é um trabalho laborioso e contínuo e que requer uma actuação conjunta e engajada de todos que fazem parte do processo educacional.
Com uma gestão escolar de excelência, é possível antever o surgimento de intercorrências e buscar rapidamente soluções. Ou seja, uma boa gestão é imprescindível para garantir a qualidade do ensino.
O que é optimização escolar?
Optimização escolar é o processo de identificar, modificar ou eliminar processos que desperdiçam tempo e recursos. O objectivo é que a instituição de ensino atinja os seus objectivos de forma mais eficiente.
Além disso, é possível fazer com que as acções da instituição de ensino sejam voltadas para atingir os reais objectivos da unidade educacional. Nesse sentido, podem ser optimizados processos das áreas administrativa, financeira, sistémica, entre outros.
Qual a importância da optimização de processos?
A optimização de processos é fundamental para que o serviço ofertado aos estudantes seja de qualidade e atinja as expectativas de todas as pessoas. Além disso, outros benefícios podem ser garantidos com essa estratégia. Entre eles:
Alguns pontos importantes para ajudar os gestores nessa missão:
Naturalmente, a escola é um ambiente de produção de conhecimento. Por isso, o que se espera da gestão escolar é que ela também acompanhe o fluxo de aperfeiçoamentos, inovações e melhorias constantes. Os profissionais envolvidos na gestão devem estar sempre a reciclar seus conhecimentos e a buscar se adaptar às demandas actuais no campo educacional. Congressos, oficinas, treinamentos, workshops e estudo são boas opções para actualizar metodologias e abordagens.
Também faz parte de uma boa gestão estabelecer uma comunicação clara e efectiva com todos os envolvidos no processo educacional. A linguagem utilizada e o tipo de informação devem se adequar ao interlocutor (se colaborador, estudante, família ou comunidade), mas todos devem estar cientes do seu papel e das suas responsabilidades no processo. A abertura de um bom canal de comunicação permite ainda colectar feedbacks importantes que podem servir para a melhoria de diversos pontos.
A adopção de tecnologias contribui bastante para a gestão escolar, pois permite automatizar funções mais burocráticas e dedicar mais tempo para o planejamento administrativo e pedagógico da escola. Uma plataforma aliada a uma gestão eficiente pode fornecer ferramentas que facilitam a comunicação, a integração de informações e dados, a gestão dos recursos humanos e materiais e a digitalização de processos.
Uma boa gestão escolar requer um planejamento muito bem estruturado, que contemple os objectivos, as metas educacionais e as acções que deverão ser desenvolvidas por cada sector da escola. Esse documento serve como um guia para fundamentar a tomada de decisões e para avaliar a efectividade do que vem a ser feito.
Um dos caminhos para gerir bem uma escola passa pela gestão dos recursos humanos. Colaboradores motivados, bem preparados e alinhados com a missão institucional são fundamentais para atingir os objectivos da escola. São muitos sectores e muitas actividades diferentes a serem desempenhadas no ambiente institucional, por isso, cabe à gestão estar sempre atenta ao desempenho dos profissionais em suas funções e também aos critérios adoptados na admissão de novos profissionais.
Sabemos que, muitas vezes, a vida do professor é desgastante, pois o trabalho dele vai muito além do tempo empregado na sala de aula. Ele precisa corrigir provas, lançar faltas e notas da classe, elaborar plano de aulas, entre outros.
É nesse sentido que é preciso facilitar o trabalho do professor para que seja possível a optimização de processos. O ideal é usar a tecnologia como aliada desse educador, para que ele tenha um diário de classe on-line que possibilita incluir, directamente no software da instituição de ensino, algumas informações sobre os estudantes.
Essa acção pode trazer resultados positivos não só para os professores, mas também para os pais, directores e demais funcionários. Isso porque a ferramenta possibilitará um acompanhamento do aluno de forma mais ampla e descomplicada.
Ao contar com um sistema on-line, também é possível optimizar processos pedagógicos da secretaria com mais agilidade e eficiência. Isso porque, por meio de alguns cliques, poderá deixar toda a documentação organizada em um banco de dados que ficará à disposição da direcção e dos pais e responsáveis pelo aluno.
Dessa forma, evitará que as pessoas se desloquem até a escola para acessar o boletim ou fazer a rematrícula do aluno, por exemplo. Além disso, essa é uma estratégia que deixa a secretária ganhar mais tempo para realizar as demais demandas do dia-a-dia. Tudo isso, sem haver necessidade de fazer várias impressões de documentos, pois tudo será realizado de maneira on-line e sem grandes esforços.
Além da facilidade de optimizar processos burocráticos, também é preciso criar uma relação de confiança com os pais. Para isso, poderá elaborar um canal de comunicação directa entre os pais e a coordenação pedagógica, para que os responsáveis pelos alunos possam ter acesso às notas e controlar as faltas em tempo real. Da mesma forma que será possível tirar dúvidas sobre o desempenho do estudante e outros assuntos pertinentes à instituição de ensino.
Os serviços on-line de vídeo também ajudam os pais a acompanharem em tempo real o que está a acontecer na escola. Isso pode ser feito por meio de câmeras instaladas nas salas de aula e em locais que sejam de uso comum de todos, como pátio e a cantina.
Controlar a inadimplência de forma inteligente também faz parte da optimização de processos, tendo em vista que essa estratégia ajuda a reduzir os custos operacionais, da mesma forma que permite organizar o trabalho e o tempo empregado em cada demanda do sector financeiro.
Para garantir que tudo funcione como planejado, é importante investir em um software eficiente. Ele deve possibilitar o envio de boletos via SMS, e-mail ou canal de comunicação entre a unidade de ensino e o responsável pelo estudante.
Caso o pagamento não seja efectivado dentro do prazo, poderá realizar a cobrança de forma on-line e automática, por meio de um lembrete. Mas não se esqueça: essa acção deve ser feita com a elaboração de uma estratégia bem definida. Ou seja, a cobrança só deve ser efectivada formalmente quando você já tiver enviado uma determinada quantidade de mensagens automáticas.
Os relatórios são um dos meios mais eficientes para ter um controle geral sobre o que tem acontecido na instituição de ensino. Por isso, é fundamental contar com um sistema integrado de dados que seja eficiente e que contenha toda a movimentação da unidade educacional.
A partir disso, será possível identificar com mais transparência e agilidade quais as falhas e os problemas que têm dificultado os processos da escola. Dessa forma, poderá elaborar soluções em conjunto com sua equipa que visem solucionar todas as demandas pendentes e que costumam atrapalhar o andamento das demais actividades.
Como você pode perceber nos tópicos anteriores, a tecnologia está presente em quase todos os processos de optimização da escola. Ela permite resolver diversas demandas de forma simples e rápida ao organizar todos os sectores da escola e facilitar o trabalho de todos os profissionais, garantir também a satisfação dos pais, professores e demais colaboradores.
Conclusão
Menos tempo envolvido com processos burocráticos ou tentar resolver problemas diários significa mais tempo para articular projectos de melhorias para a qualidade de ensino da instituição. Então, se você deseja fazer a optimização de processos na escola de forma eficiente, é preciso contar com ajuda de bons profissionais e plataformas que elaboram sistemas de gestão para instituição de ensino.
Fontes:
https://blog.lyceum.com.br/otimizacao-de-processos-na-escola/
https://activesoft.com.br/sistema-de-gestao/como-uma-gestao-escolar-eficiente-pode-otimizar-os-processos-da-sua-escola/
https://plataformasagres.com.br/dicas-para-otimizacao-da-gestao-escolar/
Texto adaptado por: Profª Eliane Ap. Zulian Delázari
